Leistungsbeschreibung & Preise

1. Geltung

Diese Leistungsbeschreibung ist Bestandteil der AGB. Sie beschreibt, was strothmann.online mit Tagwerkstatt in den online buchbaren Tarifen leistet und was es kostet. Individuelle Angebote gehen dieser Beschreibung vor.

2. In jedem Tarif enthalten

• Betrieb als Online-Dienst: Bereitstellung über das Internet auf Servern in der Europäischen Union; keine Installation beim Kunden.
• Eigene Adresse: ein eigener, von anderen Kunden getrennter Bereich unter einer eigenen Internetadresse mit TLS-Zertifikat.
• Aktualisierungen: Sicherheitsupdates und Weiterentwicklungen ohne Aufpreis und ohne Aufwand für den Kunden.
• Datensicherung: verschlüsselte Sicherungen (wöchentlich vollständig, täglich inkrementell).
• Zugänge: Nutzung im Browser (PC, Tablet, Smartphone); Anmeldung mit Passwort, zweitem Faktor oder Passkey.
• Auftragsverarbeitung: Vertrag nach Art. 28 DSGVO inklusive.
• Support: per E-Mail und Telefon werktags (Montag bis Freitag, außer gesetzliche Feiertage in Nordrhein-Westfalen) zu üblichen Geschäftszeiten. Anfragen werden in der Regel innerhalb von zwei Werktagen beantwortet.

3. Tarife, Funktionen und Preise

Alle Preise verstehen sich netto je Monat zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer (derzeit 19 %). Der Monatspreis besteht aus einem Grundpreis je Firma und einem Preis je gebuchtem Mitarbeiterplatz.

Start

• Stempeln im Browser – am PC, Tablet oder Handy
• Pausen nach § 4 ArbZG, Zeitkonto & Überstunden
• Urlaub, Krankmeldung & Team-Kalender
• Nachträge und Korrekturen mit Genehmigung
• Auswertungen & Steuerberater-Export (ArbZG, MiLoG)
• Fahrzeit & Schlechtwetter zusätzlich zur Stempelzeit

Werkstatt

• Alles aus Start
• Aufträge mit Aufgaben, Team & Anhängen
• Digitaler Arbeitsnachweis mit Kundenunterschrift & Material
• Angebote, Rechnungen & Mahnwesen mit Artikelkatalog
• Abgeschlossene Aufträge per Klick in Rechnungen umwandeln
• E-Rechnung (XRechnung & ZUGFeRD) senden und empfangen
• Rabatt & Skonto, eigenes Briefpapier, Projektchat & Berichtsheft
• Fachmodule Ihres Gewerks – z. B. Aufmaß & Bautagesbericht, Wartungsverträge & Kundenportal oder Fahrzeugaufträge
• Einsatzplanung mit automatischer Umplanung
• Kundenverwaltung
• Persönlicher Kalender je Mitarbeiter

Betrieb

• Alles aus Werkstatt
• Nachkalkulation & DATEV-Export
• Zahlungsabgleich mit dem Bankkonto, Anbindung an Lexware Office & sevDesk
• Alle Fachmodule aller Gewerke (z. B. Leistungsverzeichnis, VOB-Abschläge, AB & Lieferschein, Kolonnen)
• Raumscan: 3D-Aufmaß per iPhone & iPad (LiDAR), direkt am Auftrag
• Anfragen-Eingang: Kundenanfragen direkt zu Aufträgen
• Gehälter, Lohnkosten & Mindestlohn-Prüfung
• Persönliche Einrichtung & Datenübernahme
• Bevorzugter Support am selben Werktag

Fachmodule je Gewerk

Die Tarife sind je Gewerk gleichwertig ausgestattet, aber mit den Fachmodulen, die zum Betrieb passen. Maßgeblich ist das bei der Einrichtung gewählte Gewerk; im Tarif Betrieb sind alle Module enthalten.

Die Tarif-Übersicht oben nennt, was im Tarif Werkstatt für alle Gewerke gemeinsam enthalten ist; die Fachmodule kommen je Gewerk hinzu.

Im Tarif Betrieb gilt zusätzlich: Support-Anfragen, die werktags bis 12 Uhr eingehen, werden noch am selben Werktag bearbeitet. „Persönliche Einrichtung & Datenübernahme“ umfasst die Einrichtung der Firma, der Arbeitszeitmodelle und der Mitarbeiter sowie die Übernahme von Stammdaten aus vom Kunden bereitgestellten Tabellen (CSV/Excel) im üblichen Umfang.

Individuell (Baukasten)

Statt eines Tarifs kann der Kunde seine Module selbst zusammenstellen. Die Zeiterfassung ist immer enthalten; jedes weitere Modul erhöht die monatliche Grundgebühr und/oder den Preis je Mitarbeiterplatz. Der Monatspreis bleibt „Grundgebühr + Plätze × Preis je Mitarbeiterplatz“, jeweils als Summe der gebuchten Module. Einige Module setzen andere voraus (angegeben).

Weitere Module bucht der Kunde jederzeit unter „Abo & Plätze“ hinzu; sie stehen sofort zur Verfügung und werden für den laufenden Monat anteilig berechnet. Abgewählte Module entfallen zum Ende des Abrechnungsmonats. Die Module „Einrichtung & bevorzugter Support“ entsprechen den Leistungen des Tarifs Betrieb.

Bei der Einrichtung wird die Firma einem Gewerk (Bereich) zugeordnet, etwa Folien- und Werbetechnik, Baugewerbe oder Haustechnik. Danach richtet sich, welche Module zu Beginn eingeschaltet sind. Im Rahmen des gebuchten Tarifs schaltet strothmann.online Module auf Wunsch zu oder ab; Daten gehen dabei nicht verloren.

Zusatzpakete

Zusatzpakete ergänzen einen Tarif um einzelne Funktionen. Sie kosten einen festen Monatsbetrag unabhängig von der Zahl der Mitarbeiterplätze, werden unter „Abo & Plätze“ gebucht, stehen sofort zur Verfügung (für den laufenden Monat anteilig berechnet) und entfallen nach Abbestellung zum Ende des Abrechnungsmonats. Ist ein Paket im Tarif bereits enthalten, wird es nicht zusätzlich berechnet.

Raumscan: Das Scannen erfolgt in der Tagwerkstatt-App auf einem iPhone oder iPad mit LiDAR-Sensor (Pro-Modelle, z. B. ab iPhone 12 Pro) mit Apples RoomPlan; ansehen, herunterladen und als Aufmaß weiterverarbeiten lassen sich die Scans im Browser auf jedem Gerät. Scans werden zunächst auf dem Gerät gespeichert und auf Wunsch bzw. automatisch verschlüsselt auf dem Server abgelegt, je Datei bis 400 MB, insgesamt bis rund 5 GB je Firma. Maße beruhen auf der Erfassung durch den Sensor und können je nach Raum, Licht und Oberflächen um einige Zentimeter abweichen; für abrechnungsrelevante Mengen prüft der Kunde das Aufmaß vor der Verwendung. Nach Abbestellung bleiben bereits abgelegte Scans erhalten und abrufbar; neue Scans lassen sich erst nach erneuter Buchung ablegen.

4. Mitarbeiterplätze

1. Jedes aktive Benutzerkonto (Mitarbeiter und Geschäftsführung) belegt einen Platz. Deaktivierte und archivierte Konten belegen keinen Platz; ihre Daten bleiben für gesetzliche Aufbewahrungspflichten erhalten.
2. Zusätzliche Plätze bucht der Kunde jederzeit selbst unter „Abo & Plätze“. Sie stehen sofort zur Verfügung und werden für den laufenden Abrechnungsmonat anteilig berechnet.
3. Plätze bestellt der Kunde jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats ab. Bis dahin bleiben die bezahlten Plätze nutzbar. Es können nicht weniger Plätze gebucht sein, als Konten aktiv sind.

5. Tarifwechsel

Ein Wechsel in einen Tarif oder eine Modulauswahl mit größerem Funktionsumfang gilt sofort; die Differenz wird für den laufenden Monat anteilig berechnet. Ein Wechsel in einen kleineren Tarif gilt zum Ende des Abrechnungsmonats. Daten gehen dabei nie verloren; nicht enthaltene Funktionen werden lediglich ausgeblendet und stehen nach einem erneuten Wechsel wieder zur Verfügung.

6. Abrechnung und Laufzeit

1. Abgerechnet wird monatlich im Voraus über den Zahlungsdienstleister Stripe (z. B. Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift). Nach jeder erfolgreichen Abbuchung erhält der Kunde automatisch eine fortlaufend nummerierte Rechnung per E-Mail – als PDF, das zugleich eine E-Rechnung nach EN 16931 (ZUGFeRD/Factur-X) ist; auf Wunsch an eine gesonderte Rechnungs-E-Mail-Adresse. Alle Rechnungen stehen zusätzlich unter „Abo & Plätze“ zum Download bereit.
2. Das Abonnement läuft monatlich und kann jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats gekündigt werden, auch über das Kundenportal. Es gibt keine Mindestlaufzeit und keine Einrichtungsgebühr.
3. Die Erfassung von Arbeitszeiten wird wegen offener Zahlungen nie gesperrt. Schlägt eine Abbuchung fehl, wird das Abonnement bis zum Zahlungseingang pausiert: Alle Benutzer können weiter ein- und ausstempeln, Einsicht, Auswertungen und Exporte sind gesperrt; die Geschäftsführung sieht den Grund, einen Link zur Zahlung und „Abo & Plätze“. Gleiches gilt nach Ende des Abonnements. Alle Daten bleiben erhalten, nach Zahlungseingang ist sofort wieder alles verfügbar. Es gilt § 7 der AGB.
4. Unternehmen können ihre Firma online registrieren: Tarif, Plätze, Gewerk und eine eigene Adresse der Form name.kundendomain wählen und das Abonnement bei Stripe abschließen. Firma, Adresse mit Zertifikat, Konto der Geschäftsführung und Abonnement werden danach automatisch eingerichtet. Wird ein kostenloser Testzeitraum angeboten, erfolgt die erste Abbuchung erst zu dessen Ende; vorher erhält die Geschäftsführung eine Erinnerung per E-Mail.
5. Unternehmen können strothmann.online auf der Website 30 Tage kostenlos ausprobieren: Firma, Wunschadresse und Konto der Geschäftsführung eintragen, E-Mail bestätigen – danach ist die Firma sofort eingerichtet, alle Funktionen sind frei, Zahlungsdaten sind nicht nötig. Die verbleibenden Tage stehen oben in der Anwendung. Die Probezeit endet automatisch und kostenlos. Ohne Abo können die Mitarbeiter danach weiter ein- und ausstempeln und alle Daten bleiben gespeichert; Einsicht, Auswertungen und Exporte sind bis zum Abschluss eines Abos gesperrt. Mit dem Abschluss unter „Abo & Plätze“ ist sofort wieder alles verfügbar.
6. Nach Absprache richtet strothmann.online einen kostenlosen Probezugang mit vollem Funktionsumfang ein – befristet oder unbefristet. Ein befristeter Probezugang endet automatisch zum vereinbarten Datum, ohne Kündigung und ohne Kosten; die Geschäftsführung wird vorher per E-Mail erinnert. Danach ist die Anmeldung gesperrt, und die Daten werden nach der mitgeteilten Frist vollständig gelöscht, sofern bis dahin kein Tarif gebucht oder der Zugang verlängert wird. Mit einem gebuchten Tarif bleiben alle Daten erhalten.

7. Verfügbarkeit und Wartung

strothmann.online strebt eine Verfügbarkeit von 99 % im Monatsmittel an. Angekündigte Wartungsarbeiten, die nach Möglichkeit außerhalb üblicher Arbeitszeiten stattfinden, sowie Störungen außerhalb des Einflussbereichs von strothmann.online bleiben dabei außer Betracht. Eine bestimmte Verfügbarkeit ist nur geschuldet, wenn sie im Angebot ausdrücklich zugesichert ist (§ 4 AGB).

8. Arbeitsnachweise und elektronische Unterschrift

Arbeitsnachweise werden beim Abschluss eingefroren, mit einer SHA-256-Prüfsumme über Inhalt und Unterschrift gegen nachträgliche Änderungen gesichert und als PDF abgelegt. Die Unterschrift auf dem Bildschirm ist eine einfache elektronische Signatur im Sinne der eIDAS-Verordnung; sie ersetzt keine gesetzlich vorgeschriebene Schriftform (§ 126 BGB). Ob sie für einen bestimmten Zweck genügt, beurteilt der Kunde.

9. Angebote, Rechnungen, Eingangsrechnungen, Nachkalkulation und DATEV-Export

Ab dem Tarif Werkstatt erstellt der Kunde Angebote, Rechnungen, Abschlags-, Schluss- und Stornorechnungen sowie Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Aus abgeschlossenen Aufträgen schlägt die Software eine Rechnung aus den erfassten Leistungen vor (Angebot, Arbeitsnachweise, Zeiten, Material, Anfahrt, Abzug geleisteter Abschläge); der Kunde prüft und bearbeitet sie vor dem Festschreiben. Die rechtlich erforderlichen Angaben hinterlegt der Kunde selbst; die Software prüft sie, ersetzt aber keine steuerliche Beratung. Rechnungsnummern werden je Jahr fortlaufend und lückenlos vergeben; festgeschriebene Belege werden unveränderlich mit Prüfsumme als PDF abgelegt und lassen sich jahresweise als Archiv (PDF, XML und CSV) herunterladen. Rechnungen werden zusätzlich als strukturierte E-Rechnung nach EN 16931 erzeugt – als ZUGFeRD-PDF (PDF/A-3, Profil EN 16931) und als XRechnung 3.0 –, sofern die dafür nötigen Angaben (u. a. vollständige Anschriften, Kontaktdaten, Steuernummer oder USt-IdNr., bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID) vorliegen. Eingehende E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) werden ausgelesen und lesbar angezeigt; andere Eingangsrechnungen (PDF, Foto) werden abgelegt und von Hand erfasst. Die Nachkalkulation stellt je Auftrag Erlöse und Kosten gegenüber; sie beruht auf den erfassten Daten und hinterlegten Kostensätzen und ersetzt keine Buchführung. Der DATEV-Export stellt Ausgangs- und Eingangsrechnungen als Buchungsstapel im DATEV-Format bereit; die Kontenzuordnung stimmt der Kunde mit seiner Steuerkanzlei ab. Je nach Bereich und Freischaltung kommen Auftragsbestätigungen und Lieferscheine, eine Gliederung nach Titeln mit Titelsummen, Rabatte, Nachlass und Skonto, kumulierte Abschlagsrechnungen nach Leistungsstand, ein eigenes Logo im Briefkopf, E-Mail-Vorlagen und die Kalkulation von Katalogpreisen mit Zuschlägen hinzu; Kalkulation und Mengenermittlung verantwortet der Kunde. Der Zahlungsabgleich liest Kontoauszüge (CAMT.053, MT940, CSV) ein, die der Kunde selbst aus seinem Online-Banking exportiert, und ordnet Zahlungen offenen Rechnungen zu; ein automatischer Kontoabruf bei der Bank ist nicht enthalten. Die Schnittstelle zu Lexware Office bzw. sevDesk überträgt festgeschriebene Rechnungen und Eingangsrechnungen mit dem API-Schlüssel des Kunden; ein Vertrag mit dem jeweiligen Anbieter ist Sache des Kunden, und Änderungen dieser Schnittstellen durch die Anbieter können die Übertragung vorübergehend einschränken. Die Übermittlung an Behördenportale (z. B. ZRE, OZG-RE) oder über das Peppol-Netz ist nicht enthalten. Für die steuerliche Richtigkeit der Belege, die Verfahrensdokumentation und die Aufbewahrung nach § 147 AO und § 257 HGB bleibt der Kunde verantwortlich; Tagwerkstatt ersetzt keine Steuerberatung.

10. Baustelle

Je nach Gewerk kommen im Tarif Werkstatt (Baugewerbe) bzw. Betrieb (alle Gewerke) Werkzeuge für die Baustelle hinzu: Aufmaßblätter mit Rechenweg (auch als Import einer CSV-Datei oder direkt aus dem Raumscan der App) und Übernahme der Mengen in Angebote und Rechnungen, Bautagesberichte, Abnahmeprotokolle, Checklisten und eigene Berichtsvorlagen mit Unterschriften auf dem Tablet, ein elektronisches Berichtsheft für Auszubildende, ein Projektchat mit Projektmappe, die Erfassung von Fahrzeiten und witterungsbedingten Ausfallstunden, Kolonnen für die Einsatzplanung, Wartungsverträge mit automatisch angelegten Folgeaufträgen und ein Kundenportal mit persönlichem Link je Auftrag. Abgeschlossene Aufmaße, Berichte und Ausbildungsnachweise werden unveränderlich mit Prüfsumme als PDF abgelegt. Mengenermittlung, Inhalt und rechtliche Bewertung der Protokolle (z. B. Abnahme, Vorbehalte, Fristen), die Anerkennung des Ausbildungsnachweises durch die zuständige Stelle sowie Anträge auf Saison-Kurzarbeitergeld verantwortet der Kunde; die gestempelten Arbeitszeiten werden durch diese Funktionen nicht verändert. Links des Kundenportals gibt der Kunde selbst an seine Kunden weiter und kann sie jederzeit zurückziehen.

11. Nicht enthalten

Individuelle Programmierung, Schulungen vor Ort, Datenübernahmen über den unter Nr. 3 beschriebenen Umfang hinaus und Arbeiten an Geräten oder Netzwerken des Kunden sind nicht enthalten; sie können nach Absprache gesondert vereinbart werden.

12. Vertragsende

Bis zum Vertragsende kann der Kunde alle Daten über die eingebauten Exporte abrufen, Belege über das Belegarchiv. Danach werden die Daten nach § 9 der AGB gelöscht.